Beneficios de hacer seguimiento a exalumnos y su impacto en la captación de nuevas familias

Por Carlos Roberto Peña Barrera, CEO de Sapiens Research 

En Colombia hay más de 14.500 colegios que han presentado la prueba Saber 11 del ICFES y, en la última década, se han abierto más de 2.000 instituciones. Pese a este crecimiento de establecimientos, la reducción de la natalidad ha provocado, en cierta medida, cierres de colegios y un descenso fuerte en las matrículas. Muchas instituciones concentran sus recursos en el mercadeo para captar nuevas familias, pero descuidan el seguimiento a quienes ya se graduaron. Después de analizar voces relevantes que analizan estos temas, se ha demostrado que mantener un vínculo activo con los exalumnos no solo fortalece la identidad institucional sino que constituye una herramienta muy poderosa para atraer nuevas familias. En ese sentido, la pregunta es: ¿por qué mantener el vínculo con los exalumnos y sus familias?

Identidad institucional y sentido de comunidad

La asociación de egresados del colegio San Ignacio de Medellín destaca que el contacto con los exalumnos refuerza la identidad y los valores inculcados durante su escolaridad. Mediante eventos y actividades, la comunidad de egresados mantiene vivos los principios de su orden y fomenta la fraternidad entre antiguos compañeros. La plataforma LiveKid añade que mantener un vínculo emocional con los egresados genera una comunidad comprometida en la que los antiguos alumnos se sienten parte de la historia y el legado de la institución. La red de exalumnos de EF Academy recuerda que estas comunidades permiten a los graduados revivir sus experiencias y mantenerse informados de oportunidades académicas y profesionales.

El rol de los exalumnos como embajadores y canales de marketing

Los exalumnos satisfechos suelen recomendar la institución a amigos y familiares. El blog de Mercadotecnia Educativa señala que un estudiante que egresa satisfecho es muy propenso a recomendar el centro educativo y que, con el tiempo, muchos exalumnos se convierten en padres o familiares de futuros alumnos; por ello es clave mantener el contacto. El mismo artículo lista beneficios concretos del seguimiento a exalumnos: recomendaciones, recuperación de matrícula, captación de nuevas generaciones y uso de sus historias de éxito en campañas de mercadeo y charlas para futuros matriculados. Esta misma firma recuerda que estructurar un programa de seguimiento eleva el sentido de pertenencia y permite medir cuántos exalumnos regresan como padres, dato muy valioso para conocer el “promedio de retorno”. 

En Estados Unidos, Finalsite subraya que, al pensar en mejorar la inscripción, las escuelas suelen pasar por alto a un grupo poderoso: sus exalumnos. Los graduados pueden mostrar con sus vidas lo que la escuela puede hacer y transmitir experiencias que los folletos no logran replicar. A su vez, explica que las familias confían más en recomendaciones personales que en la publicidad (web y redes): un informe citado indica que el 88% de las personas confía en las recomendaciones de conocidos. Por eso, cuando las familias escuchan relatos positivos de un graduado, se sienten bienvenidas y conectadas con la institución. Y pasa lo mismo cuando se crean programas de embajadores para que exalumnos capacitados participen en ferias de admisión, recorridos y paneles, compartan sus historias y guíen a las futuras familias. Un artículo de Terminalfour refuerza esta idea: las historias y logros de los exalumnos actúan como testimonios auténticos que inspiran a los futuros estudiantes y generan un “efecto dominó” de confianza.

Apoyo académico y mentoría para alumnos actuales

Más allá del mercadeo, las interacciones entre exalumnos y estudiantes aportan valor educativo. El Alumni Engagement Study realizado en 15 colegios públicos y charter de San Diego muestra que los estudiantes que asistieron a eventos con exalumnos aprendieron información práctica y se sintieron motivados: 76% afirmó haber aprendido algo valioso y sólo 4% dijo lo contrario. Los participantes repetían la frase «Si ellos pudieron, yo también”. Y esto evidencia que el acceso a modelos cercanos incrementa la confianza y la aspiración. El estudio propone incluir un módulo de seguimiento de exalumnos en la página web para registrar qué graduados se implican, con qué frecuencia interactúan con los alumnos y si pasan de participar ocasionalmente a asumir roles de liderazgo o recaudación de fondos.

Retroalimentación y mejora de la calidad

Varios documentos insisten en que seguir a los egresados proporciona datos para evaluar y mejorar los programas. Un estudio de la Universidad de South Alabama explica que mantener contacto con los egresados permite conocer su trayectoria profesional, facilitar redes de prácticas e inserción laboral, cumplir requisitos de acreditación y valorar si el programa preparó bien a los graduados. El manual peruano para el diseño de sistemas de seguimiento de egresados recuerda que animar a los exalumnos a llenar encuestas ayuda a la institución a acreditarse y elevar su prestigio, y ofrece una retroalimentación honesta y anónima para incorporar mejoras.

Generación de recursos y prestigio

La asociación de exalumnos Asia San Ignacio señala que los antiguos alumnos pueden contribuir al crecimiento institucional mediante donaciones, participación en programas de voluntariado o colaboración en proyectos específicos. También indica que estos encuentros fortalecen la identidad y la relación entre excompañeros, lo que puede traducirse en apoyo financiero y en reputación. Las universidades anglosajonas también aprovechan los programas de referidos: Finalsite recomienda premiar a los exalumnos que traigan nuevas familias (por ejemplo, con obsequios o acceso privilegiado a eventos) y ofrecerles herramientas (brochures digitales, enlaces) para compartir su experiencia. Por todo lo anterior, hay que preguntarse cómo el seguimiento a exalumnos ayuda a atraer nuevas familias.

1. Credibilidad y confianza a través de historias reales

La evidencia muestra que las familias valoran las recomendaciones de personas de confianza más que la publicidad (web y redes). Los testimonios de exalumnos satisfacen esa necesidad porque son relatos cercanos y honestos. Compartir historias diversas (egresados que siguieron caminos diferentes) permite que cada familia encuentre un ejemplo con el cual identificarse. Las experiencias de éxito de antiguos alumnos (ganar becas, ingresar a universidades de prestigio, emprender) se pueden difundir en redes sociales y en eventos, demostrando que la institución brinda oportunidades reales.

2. Programas de embajadores y referidos

Invitar a exalumnos a participar en ferias de admisión, recorridos y paneles ayuda a que las familias potenciales visualicen la comunidad que van a integrar. Los expertos recomiendan que los exalumnos lideren tours, respondan preguntas específicas de padres y estudiantes y participen en paneles de preguntas y respuestas. Además, la creación de programas de referidos con incentivos (regalos, acceso a actividades) fomenta que los exalumnos recomienden la institución. Estas estrategias amplifican el alcance del colegio más allá de sus canales oficiales y generan un efecto multiplicador.

3. Publicidad de largo plazo gracias a la satisfacción

El mercadeo educativo subraya que la experiencia positiva de un alumno se traduce en recomendaciones orgánicas. Un artículo de estos afirma que un buen proceso de inscripción y atención genera confianza y lleva a que los estudiantes recomienden la institución a otros. Cuando un exalumno mantiene un vínculo positivo con su colegio a través de eventos, contenidos personalizados y beneficios, es más probable que hable bien de este en sus redes sociales y círculos familiares.

4. Retorno generacional

Muchos exalumnos terminan inscribiendo a sus hijos en el mismo colegio. Por eso es aconsejable no olvidar a los egresados porque “pensar a largo plazo te ayudará mucho en el futuro: tus alumnos se convertirán en padres o sus familiares alcanzarán la edad para ingresar a tu escuela”. Un programa de seguimiento permite saber cuántos exalumnos regresan como padres y medir el promedio de retorno, lo cual es un indicador útil para la planeación y la captación de nuevas generaciones.

5. Fortalecimiento de la reputación y la calidad

Las encuestas y el seguimiento continuo permiten recibir retroalimentación para mejorar la oferta educativa. Los exalumnos pueden informar en qué universidades se matricularon, qué carrera eligieron, si han ganado becas o si han abandonado estudios. Con estos datos, el colegio puede ajustar su currículo y demostrar transparencia y compromiso con la mejora. El manual de seguimiento peruano recalca que llenar encuestas contribuye a la acreditación y eleva el prestigio de la institución, además de ofrecer una retroalimentación necesaria. La reputación de calidad es un factor determinante para las familias al elegir colegio, especialmente cuando hay competencia y baja natalidad.

6. Apoyo a la transición universitaria y redes de empleabilidad

Los egresados que participan como mentores facilitan la transición de los estudiantes a la educación superior y al mercado laboral. El estudio de San Diego observó que los eventos con exalumnos ofrecían a los estudiantes conocimientos prácticos sobre carreras y motivación, lo cual aumentó su confianza. Este acompañamiento demuestra a las familias que el colegio no abandona a sus alumnos tras graduarse, sino que mantiene un interés genuino en su éxito futuro.

7. Trasmisión de buenos resultados en el Ranking Col-Sapiens a las familias interesadas

Cuando la unidad de admisiones le enseña los resultados del Ranking Col-Sapiens (los cuales están en su micrositio) a las nuevas familias, se dan cuenta que las promociones han dejado una huella muy positiva en sus rendimientos académicos, lo cual se demuestra con la categoría vigente e histórica en la clasificación. Y esto contribuye a que las nuevas familias y sus hijos se comprometan a mantener el legado de excelencia del colegio en el corto, mediano y largo plazo.   

Te invitamos a participar de esta encuesta. Cuando haya datos suficientes, publicaremos los resultados en un nuevo artículo.

Conclusiones

El seguimiento de exalumnos no es un gasto innecesario sino una estrategia integral de fidelización y atracción. La que hemos analizado demuestra que el contacto periódico con los egresados refuerza la identidad institucional, crea comunidades activas, proporciona datos para mejorar la calidad, y genera fuentes de apoyo a través de donaciones o voluntariado. Las historias y recomendaciones de los exalumnos tienen un peso mayor que la publicidad, por lo que integrarlos como embajadores y participar en programas de referidos puede aumentar la inscripción. Además, muchos egresados se convierten en padres y valoran matricular a sus hijos en una institución que les brindó una experiencia positiva de manera que el seguimiento permite consolidar un flujo de nuevas generaciones. En un contexto donde las escuelas colombianas compiten por un número reducido de estudiantes, ignorar a los exalumnos es un lujo que no se pueden permitir. Convertir a los graduados en aliados (manteniendo su información actualizada, invitándolos a eventos, celebrando sus logros y ofreciéndoles beneficios) es una inversión que potencia la reputación del colegio, mejora su calidad educativa y facilita la llegada de nuevas familias.